‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ مدیریت محدوده - دروس آموخته

97- تهیه منشور برای پروژه

نویسنده: Todd Fuller, PMP

تهیه منشور پروژه یکی از گام­هایی است که اغلب هنگام شروع پروژه ­ها در سازمان­ ها نادیده گرفته می­شود. تجزیه و تحلیل ریشه­ ای علل شکست پروژه ­ها، معمولا "چشم انداز ضعیف" یا " عدم وجود منشور پروژه" را به عنوا ن یکی از دلایل مهم در شکست پروژه­ ها و یا به بیراهه رفتن آنها شناسایی کرده ­اند.

با داشتن این دانش نسبت به موضوع، چرا تهیه یک منشور خوب برای پروژه، این همه مشکل است؟ قطعا این امر به دلایل پیچیده فنی نظیر پیدا کردن نرم افزاری برای مستند کردن اطلاعات، نمی­تواند باشد. بسیاری از پروژه ­ها بنا به دلایل اندکی از داشتن منشور مناسب بی ­بهره هستند که در ادامه به بیان این دلایل می­ پردازیم.

 

 

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

ادامه مطلب   
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱۱:٤۱ ‎ق.ظ روز ۱ امرداد ۱۳۸۸


89- تهیه برنامه مدیریت پروژه

تهیه برنامه مدیریت پروژه تشکیل شده است از اقدامات ضروری برای تعیین ،‌ یکپارچه سازی و هماهنگی کلیه زیر برنامه ها با برنامه مدیریت پروژه. این برنامه در طول اجرای پروژه تکمیل شده و نیز از طریق برنامه مدیریت تغییرات تغییر می کند.  این برنامه تعیین می کند که پروژه چگونه اجرا می شود ،‌ چگونه پایش و کنترل می شود و نیز چگونه اختتام پیدا می کند. در ضمن این برنامه خروجی های مرحله برنامه ریزی پروژه را مستند سازی می نماید.

تهیه برنامه مدیریت پروژه

اشتراک و ارسال مطلب به:

ادامه مطلب   
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ٩:۱٦ ‎ق.ظ روز ٢٠ بهمن ۱۳۸٧


86- خزش محدوده یا Scope Creep

 یکی از مشکلات بسیار مهمی که تقریبا همه پروژه ها به نوعی با آن دست به گریبان هستند، خزش محدوده یا Scope Creep است. بر اساس تعریف ارائه شده در نسخه سوم راهنمای PMBOK، خزش محدوده عبارتست از "اضافه شدن مشخصات یا عملکردهایی به محدوده پروژه بدون توجه به تاثیر آن بر روی زمان، هزینه و منابع یا بدون تایید مشتری".

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

ادامه مطلب   
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۳:٥٥ ‎ب.ظ روز ٢٢ دی ۱۳۸٧


83- مدیریت تغییر محدوده در پروژه های کوچک

از آنجاییکه پروژه های کوچک بسیار ساده تعریف می شوند و معمولا هم به سرعت به اتمام می رسند، اغلب تغییرات کمی در محدوده آنها رخ می دهد. در عین حال امکان وجود تغییر در این پروژه ها نیز نظیر همه پروژه ها وجود دارد. در چنین پروژه ها ضرورتی به پیاده سازی مدیریت تغییر به آن شکلی که در استانداردهایی نظیر PMBOK آمده است، وجود ندارد و لذا بهتر است برای اینگونه پروژه ها، فرآیند مدیریت تغییرات بصورت مجزا تهیه و اجرا گردد. برای چنین کاری می توان از فرآیندهای زیر برای این منظور استفاده کرد.

اشتراک و ارسال مطلب به:

ادامه مطلب   
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱۱:۱۸ ‎ق.ظ روز ۱ آبان ۱۳۸٧


۴۵- تهیه بیانیه اولیه محدوده پروژه

بیانیه محدوده پروژه عبارتست از تعریف پروژه (چه چیزی لازم است تا انجام شود). فرآیند تهیه بیانیه اولیه پروژه به  بررسی و مستند سازی مشخصات و حدود پروژه و محصولات و خدمات مرتبط با آن از جمله روش های پذیرش و کنترل محدوده و غیره می پردازد.

 

بیانیه اولیه پروژه از طریق اطلاعات ارائه شده توسط آغازگران و یا پشتیبانان پروژه تهیه می شود. پس از تهیه این بیانیه محدوده اولیه، تیم مدیریت پروژه در مراحل بعدی، این بیانیه را بررسی و اصلاح کرده و با تفصیل بیشتری در قالب بیانیه محدوده پروژه ارائه می دهند. این بیانیه ممکن است در طول اجرای پروژه دستخوش تغییراتی گردد.

 

ورودی های این مرحله عبارتند از منشور پروژه و نیز بیانیه کار پروژه (SOW) . خروجی این مرحله نیز عبارتست از بیانیه محدوده اولیه پروژه. در ذیل فرآیند انجام فعالیت ها در این پردازش نشان داده شده  است.

 

 

 

 

 

 

ü        تشکیل جلسه و بررسی منشور و بیانیه کار: در اولین قدم برای تهیه بیانیه محدوده اولیه، لازم است تیم پروژه نسبت به برگزاری جلسه و بررسی ورودی های پردازش یعنی منشور پروژه و بیانیه کار ( و در صورت وجود قرارداد) اقدام نماید. در این جلسه مدیر پروژه، تیم مدیریت پروژه و کارشناسان مربوطه و در صورت لزوم مدیریت ارشد سازمان و نماینده مشتری نیز حضور خواهند داشت. مسئولیت تشکیل جلسه بر عهده مدیر پروژه می باشد.

 

 

 

ü        تهیه بیانیه محدوده اولیه: در مرحله بعد پس از دریافت نقطه نظرات افراد شرکت کننده در جلسه و کارشناسان و نیز موارد ذکر شده در منشور و بیانیه کار و قرارداد، مدیر پروژه نسبت به تهیه بیانیه اولیه محدوده اقدام مینماید. مسئولیت تهیه بیانیه محدوده اولیه بر عهده مدیر پروژه می باشد.

 

 

 

ü        تایید و تصویب: پس از تهیه بیانیه اولیه محدوده پروژه لازم است این بیانیه به تایید مدیریت ارشد، هیات مدیره و نیز آغازگران پروژه برسد. در مورد پروژه هایی که در نتیجه یک قرارداد، تعریف شده اند، ‌پیشنهاد می شود جهت جلوگیری از بروز مشکلات آتی در پروژه، این بیانیه به تایید مشتری پروژه نیز برسد. مسئولیت اخذ تاییدیه از افراد فوق الذکر بر عهده مدیریت پروژه می باشد. خروجی این مرحله بیانیه محدوده اولیه پروژه می باشد.

 

 

 

برنامه ریزی محدوده پروژه 

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱٠:٤٩ ‎ق.ظ روز ۳ آذر ۱۳۸٥


۴۰- تهیه منشور پروژه

خلاصه بعد از مدت ها پایان نامه ام تمام شد و از این به بعد وقت بیشتری برای بروز کردن وبلاگ دارم. در ضمن قصد دارم از این به بعد هر ۱۰ روز یکبار بخشی از پروژه ام را (بسته به احساس ضرورت و هم درخواست های شما) در وبلاگ بگذارم. این اولین قسمت از مطالب قید شده.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

 تهیه منشور پروژه

 

منشور پروژه  [1] سندی است که بطور رسمی یک پروژه را تصویب می کند. منشور پروژه به مدیر پروژه این اختیار را می دهد که منابع سازمان را برای فعالیت های پروژه در اختیار بگیرد. مدیر پروژه باید در زودترین زمان ممکن به پروژه تخصیص داده شود. این تخصیص باید حتما قبل از شروع مرحله برنامه ریزی بوده و ترجیحا این تخصیص قبل از تهیه منشور پروژه باشد.

 

آغازگر [2] یا پشتیبان [3] یک پروژه، فردی حقیقی یا حقوقی خارج از سازمان پروژه است که وظیفه تامین سرمایه و تهیه منشور پروژه را بر عهده دارد. معمولا پروژه ها توسط عوامل خارج از پروژه و توسط یک سازمان، یک نهاد دولتی، یک شرکت، یک سازمان برنامه ریز یا سازمانی چند منظوره  تصویب می شوند. اغلب پروژه ها به دلیل یکی از موارد ذیل آغاز می شوند:

 

·          تقاضای بازار

 

·          نیاز تجاری

 

·          درخواست مشتری

 

·          پیشرفت تکنولوژیک

 

·          الزامات قانونی

 

·          نیاز اجتماعی ( در سازمانها غیر انتفاعی) 

 

در برخی موارد، منشور یک پروژه تا زمان تکمیل ارزیابی نیازها، مطالعات امکان سنجی، برنامه اولیه و یا سایر تجزیه و تحلیل های مشابه تصویب نمی شوند. در تهیه منشور پروژه در ابتدا باید نیازهای تجاری، توجیه اقتصادی پروژه، درک جاری از نیازهای مشتری و محصول یا خدمت جدید یا نتایجی که از پروژه انتظار می رود مستند شود.

 ورودی های پردازش تهیه منشور پروژه عبارتند از بیانیه کار [4] که توسط آغازگر یا پشتیبان پروژه تهیه می شود و قرارداد در صورتیکه پروژه در نتیجه یک قرارداد با شرکتی خارج از سازمان تعریف شده باشد.  خروجی این پردازش نیز منشور پروژه می باشد. در ذیل رویه انجام فعالیت های مربوط به تهیه منشور پروژه آمده است.

 

فرآیند تهیه منشور پروژه

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ü        تشکیل جلسه شروع پروژه: در ابتدای کار لازم است آغازگران پروژه (درصورتیکه پروژه توسط خود سازمان تعریف شده باشد) و یا مدیریت ارشد سازمان ( درصورتیکه پروژه در نتیجه یک قرارداد و یا توسط سازمان تعریف شده باشد) تشکیل جلسه شروع پروژه [5] را داده و در این جلسه با بحث و تبادل نظر در مورد بیانیه کار و یا قرارداد،‌ نسبت به اقدامات اولیه برای شروع پروژه اقدام نمایند. مسئولیت تشکیل جلسه با مدیریت ارشد سازمان می باشد.

 

 

 

ü        تعیین مدیر پروژه و اختیارات وی: همانطور که در بالا قید شد؛ لازم است مدیر پروژه حتما قبل از برنامه ریزی انتخاب شود. بهتر است که این انتخاب قبل از تهیه منشور پروژه صورت گیرد. لذا در این متدولوژی پیشنهاد می شود مدیر پروژه در جلسه ابتدایی شروع پروژه و قبل از شروع کار برای تهیه منشور پروژه تعیین و سطوح اختیارات وی مشخص گردد. مسئولیت تعیین مدیر پروژه و نیز اختیارات وی بر عهده آغازگران پروژه و یا هیات مدیره سازمان می باشد.

 

 

 

ü        بررسی بیانیه کار و قرارداد: در این مرحله لازم است بیانیه کار و یا قرارداد که در واقع نشان دهنده محدوده اولیه و مشخصات کلی پروژه می باشد به دقت بررسی و ابعاد آن مشخص گردد. مسئولیت بررسی بیانیه کار و قرارداد بر عهده آغازگران پروژه و نیز مدیر پروژه و احتمالا تیم اولیه وی می باشد.

 

 

 

ü        تهیه منشور پروژه: پس از بررسی بیانیه کار و قرارداد و با استفاده از فرمت و نمونه های منشورهای پروژه های مختلف، می توان نسبت به تهیه منشور پروژه با استفاده از نظرات و پیشنهادات و خواسته های ذینفعان، مشتری و آغازگران پروژه در فرمت مشخص شده اقدام نمود. مسئولیت تهیه منشور پروژه بر عهده مدیر پروژه و تیم اولیه وی می باشد.

 

 

 

ü        تایید و تصویب منشور: پس از تهیه منشور‌، لازم است که این منشور توسط پشتیبان و آغازگران پروژه و همچنین مدیر پروژه تایید و تصویب گردد و در صورت وجود مشکل ‌، مشکلات و ایرادات احتمالی اصلاح و مجددا نسبت به تایید و تصویب آن اقدام گردد. مسئولیت تایید و تصویب منشور بر عهده آغازگران پروژه یا هیات مدیره سازمان می باشد.

 

 

 

ü        اعطای اختیارات به مدیر پروژه: در انتهای کار و پس از تهیه و تصویب منشور پروژه، عملا این مجوز به مدیر پروژه داده می شود تا در چهارچوب اختیارات خود که در منشور پروژه درج شده است،‌نسبت به در اختیار گرفتن منابع سازمان جهت شروع و تکمیل پروژه اقدام نماید. این اختیارات با ارائه منشور پروژه به مدیر پروژه تفویض می شود. مسئولیت اعطای اختیارات به مدیر پروژه بر عهده هیات مدیره یا مدیریت ارشد می باشد.

 

 

 

 

 


[1]- Project Charter

[2]- Initiator

[3]- Sponsor

[4]- Statement Of Work (SOW)

[5]- Kick off Meeting

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ٩:٥٢ ‎ق.ظ روز ۱٧ مهر ۱۳۸٥


۲۲- فرآیند تعریف محدوده پروژه

 

 

تعریف محدوده پروژه:

 

آماده سازی جزئیات بیانیه محدوده پروژه بر اساس آن اقلام قابل تحویل‌، فرضیات و محدودیت هایی که در خلال مرحله مقدماتی پروژه در قالب بیانیه محدوده اولیه تهیه شده است،‌ برای موفقیت پروژه بسیار حیاتی و بحرانی می باشد. در خلال مرحله برنامه ریزی  ‌، به دلیل در اختیار داشتن اطلاعات بیشتری از پروژه،  بیانیه محدوده اولیه بصورت ‌دقیق تر و مفصلتر تکمیل می شود.  

 

ورودی های اصلی این مرحله عبارتند از منشور پروژه، بیانیه محدوده اولیه، برنامه مدیریت محدوده و درخواست های تغییر تایید شده که از مدیریت یکپارچگی ارسال می شود. عمده ترین خروجی این مرحله نیز عبارتست از بیانیه محدوده پروژه. در ذیل فرآیند انجام فعالیت ها در این پردازش آمده است.

                       فرآیند تعریف محدوده پروژه

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تعیین سازمان پروژه: در این مرحله مشخصات و نقش ها و مسئولیت های سازمان اولیه پروژه نظیر اعضای اولیه تیم پروژه، ذینفعان و غیره تعیین و مستند می گردد.

 

 

 

تجزیه و تحلیل ذینفعان: تجزیه و تحلیل ذینفعان اثر و خواسته های ذینفعان مختلف بر روی پروژه و نیازمندی ها‌، خواسته ها و انتظارات آنها را مستند می کند. پس از انجام این کار، این خواسته ها، ‌نیازها و انتظارات انتخاب، اولویت بندی و کمی شده تا بر اساس آن نیازمندی ها و اهداف پروژه تعیین گردد. خواسته هایی که امکان کمی شدن را ندارند (نظیر رضایت مشتری) غیر عینی بوده و به عنوان ریسک بزرگی برای موفقیت پروژه می باشند.

 

 

 

تعیین فرضیات پروژه: در این مرحله لیست و مشخصات فرضیات مرتبط با محدوده پروژه تهیه شده و اثرات مربوط به در نظر نگرفتن آنها بر پروژه تعیین می شود. تیم های پروژه، باید به عنوان بخشی از فرآیند برنامه ریزی،  متناوبا این فرضیات را شناسایی و مستند کنند. این فرضیات نسبت به فرضیات قید شده در منشور پروژه بیشتر و مفصل تر هستند.

 

 

 

تعیین محدودیت های پروژه: در این مرحله لیست و مشخصات محدودیت های مرتبط با محدوده که گزینه های پیش روی تیم پروژه را محدود می کند تهیه می شود. از آن جمله می توان به بودجه از پیش تعیین شده اشاره کرد. . این محدودیت ها نسبت به محدودیت های قید شده در منشور پروژه بیشتر و مفصل تر هستند.

 

 

 

تعیین اهداف پروژه: اهداف پروژه عبارتند از معیارهای موفقیت قابل اندازه گیری پروژه. پروژه می تواند تنوع گسترده ای از اهداف تجاری، هزینه ای، زمانی، فنی و کیفی داشته باشد. همچنین می تواند شامل اهداف کیفی یا هزینه ای باشد. هر یک از اهداف پروژه باید با یک معیار نظیر معیار هزینه ای (ریال) قابل سنجش باشد. این اهداف با توجه به نیازهای ذینفعان و نیز محدودیت ها و فرضیات پروژه تهیه می شوند.

 

 

 

تعیین اقلام قابل تحویل: اقلام قابل تحویل شامل خروجی های اصلی پروژه نظیر محصول یا خدمت و همچنین خروجی های فرعی نظیر گزارشات و مستندات می باشند. بسته به بیانیه محدوده پروژه، ممکن است اقلام قابل تحویل بصورت تفصیلی و یا کلی ارائه گردند.

 

 

 

الزامات پروژه: عبارتند از شرایط یا قابلیت هایی که باید توسط اقلام قابل تحویل تامین گردد تا بتواند مشخصات قید شده در قرارداد، استانداردها، مشخصات و یا سایر موارد لازم الاجرا را تامین نماید.

 

 

 

تشریح محدوده محصولات: در این مرحله مشخصات محصول یا خدمت یا نتایج پروژه 0اقلام قابل تحویل) تشریح می گردد. این مشخصات ممکن است در مراحل اولیه خیلی دقیق نباشد ولی در مراحل بعدی مفصل تر گردد. میزان تشریح این مشخصات، در ادامه به تشریح محدوده پروژه کمک خواهد کرد.

 

 

 

معیارهای پذیرش محصولات:  در این مرحله با توجه به محدوده محصولات، معیارهای پذیرش برای محصولات یا خدمات تعیین می گردد.

 

 

 

تجزیه و تحلیل روش های انجام فعالیت ها: در این مرحله با توجه به اقلام قابل تحویل، روش های مختلف انجام فعالیت ها برای دستیابی به این اقلام بررسی شده و بهترین گزینه انتخاب می گردد.

 

 

 

تعیین مشخصات پروژه: پس از تعیین روش های انجام فعالیت ها مشخصات پروژه تعیین می گردد. مشخصات پروژه در واقع نشان دهنده نحوه انجام و تکمیل پروژه است.

 

 

 

تعیین زمانبندی و هزینه اولیه: پس از تعیین مشخصات و روش های انجام فعالیتها، می توان تخمینی تقریبی از زمان و هزینه پروژه تهیه کرد بگونه ای که اولا با واقعیت ها تطابق داشته باشد و ثانیا تامین کننده خواسته های ذینفعان و محدودیت های پروژه باشد.

 

 

 

تعیین ریسک های اولیه: در این مرحله ریسک های شناخته شده اولیه پروژه تعیین می گردد.

 

 

 

درخواست تغییر: در این مرحله در صورت نیاز به اعمال تغییر در یکی از قسمت های پروژه لازم است درخواست این تغییر برای مدیریت یکپارچگی ارسال شود تا در صورت تایید به قسمت های ذیربط ابلاغ گردد.

 

 

 

تهیه و تصویب بیانیه محدوده پروژه: در انتها نیز مجموعه اطلاعات جمع آوری شده در مراحل بالا در قالب بیانیه محدوده پروژه مستند و تایید و تصویب می گردد.

 

 

 

 

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۳:٤٠ ‎ب.ظ روز ۱٧ امرداد ۱۳۸٥


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎