‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 69- جلسه آغاز پروژه یا Kick-Off Meeting - دروس آموخته

69- جلسه آغاز پروژه یا Kick-Off Meeting

 

کلمه Kick off به معنای ضربه شروع مسابقه فوتبال یا شروع حمله در جنگ می باشد. در مدیریت پروژه Kick off Meeting به جلسه ای اطلاق می شود که در آن بصورت رسمی شروع پروژه اعلام می گردد. 

مدیر پروژه از این جلسه برای ایجاد نگرشی مشترک از پروژه و اطمینان از درک منشور پروژه و روشن کردن قدم های بعدی در پروژه استفاده می کند.

 


جلسه شروع پروژه فرصتی برای موارد زیر فراهم می کند:  

  • معرفی حامی و مدیر پروژه بصورت رسمی
  • معرفی مشتریان و ذینفعان کلیدی
  • مرور محدوده، تعاریف و اهداف پروژه
  • مرور برنامه زمانبندی و مایلستون ها سطح بالا و نقش ها و بودجه
  • مرور اقلام قابل تحویل
  • مرور مشکلات پیش رو
  • تشریح گام های بعدی

 

این جلسه به حامی پروژه این امکان را می دهد تا تعهد خود را نسبت خروجی های پروژه تثبیت کند. همچنین به مدیر پروژه این امکان را می دهد تا مجددا منشور پروژه را مرور کرده و به سوالات مهم پاسخ دهد تا اطمینان به دست بیاید که درک کافی حاصل شده است و به منظور نهایی سازی برنامه نهایی، گام های بعدی را برای توسعه برنامه کاری و برنامه کنترلی تشریح کند. وجود ذینفعان در این جلسه باعث ایجاد ارتباط و هماهنگی شده و در نتیجه احتمال موفقیت پروژه را افزایش می دهد.

چه کسانی در این جلسه شرکت می کنند:

  • مدیر پروژه
  • حامیان پروژه
  • ذینفعان پروژه

 

نتیجه:

این جلسه این اطمینان را می دهد که همه ذینفعان پروژه با منشور پروژه آشنا هستند و درک مشترکی از آن دارند و نیز از گام های بعدی برای تکمیل برنامه کاری و برنامه کنترلی آگاهی دارند. هرچه برنامه های به وجود آمده کامل تر باشند، احتمال پیشرفت موثر و کارای فعالیت های پروژه بیشتر است.

 

چگونه جلسه شروع پروژه را برگزار کنیم

جدول زیر اقدامات لازم برای هدایت یک جلسه شروع پروژه را نشان می دهد:

 

اقدامات

نحوه انجام

تعیین ذینفعان

شناسایی ذینفعان به منظور دعوت از آنها در جلسه شروع پروژه

زمانبندی جلسه شروع پروژه

تعیین زمان در دسترس بودن ذینفعان و تعیین زمان جلسه

تهیه دستورجلسه

چند روز قبل از جلسه دستورجلسه و منشور پروژه را اماده کرده و برای شرکت کنندگان ارسال کنید.

برگزاری جلسه شروع پروژه

در یک اتاق آرام با اندازه ای مناسب جمع شوید.

حامیان پروژه، مدیر پروژه و ذینفعان را معرفی کنید.

منشور تایید شده پروژه را مرور کنید و به سوالات پاسخ دهید تا از درک آن توسط افراد اطمینان حاصل کنید. سعی کنید مباحثات پراکنده نباشد.

برنامه مربوط به گام بعدی را برای ایجاد برنامه کاری و برنامه کنترلی که بخشی از مرحله برنامه ریزی است را تشریح کنید.

پیگیری جلسه شروع پروژه

صورتجلسه را برای پیگیری برای ذینفعان ارسال کنید و از آنها بخواهید در صورت نیاز اصلاحات و اضافات مورد نظر را برای شما ارسال کنند.

جلسات پیگیری مختصری را با هر یک از ذینفعانی که می توانند در آن شرکت کنندگان برگزار کنید.

 

 

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ٤:۳٤ ‎ب.ظ روز ٢٢ تیر ۱۳۸٧


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎