‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 61- وزن دهی به فعالیت ها (1) - دروس آموخته

61- وزن دهی به فعالیت ها (1)

 

 

وزن دهی به فعالیت ها همواره یکی از مسائل پیچیده ای بوده است که اعضای تیم برنامه ریزی پروژه همواره با آن روبرو بوده اند. وزن دهی فعالیت ها با توجه به تاثیری که بر روی درصد پیشرفت کار دارد هم برای کارفرما و هم برای پیمانکار دارای اهمیت زیادی است. کارفرما همیشه به دنبال آن است که درصدهای پیشرفت کار تا حد امکان به واقعیت نزدیک باشد. در عین حال پیمانکار به منظور نشان دادن میزان موفقیت خود در اجرای پروژه اغلب سعی دارد وزن ها را بگونه ای تعیین کند که تا حد امکان میزان پیشرفت را به نفع وی نمایش دهد.

 

 

همین امر ممکن است در بین واحدهای داخل یک سازمان نیز به وجود آید. در این بخش قصد دارم کلیاتی در مورد وزن دهی و معیارهای وزن دهی ارائه بدهم. در قسمت بعدی به روش های وزن دهی بر اساس ترکیبی از معیارها اشاره خواهم کرد.

 


 

چرا وزن دهی می کنیم؟

 این اولین سوالی است که ممکن است برای شما پیش بیاید. دلیل وزن دهی به فعالیت ها چیست؟ منطق وزن دهی چیست؟ چه ضرورتی برای انجام وزن دهی وجود دارد؟

شاید یک پاسخ برای این سوالات این باشد که با وزن دهی فعالیت ها، میزان درصد پیشرفت پروژه و زیر پروژه ها منطقی تر شده و تا حد بیشتری به واقعیت نزدیک می شود.

البته در پاسخ به این سوال نیز می توان سوالات چالش بر انگیز بیشتری را مطرح کرد. اما در این قسمت قصد ندارم به این امر بپردازم.

در هنگام وزن دهی به فعالیت ها باید به چند نکته توجه داشت:

1- وزن تنها به فعالیت های سطح آخر داده می شود و وزن سطوح بالاتر از مجموع وزن سطوح مستقیم پایین تر از خود به دست می آید.

2- درصد پیشرفت نیز تنها به فعالیت های سطح آخر داده می شود و درصد پیشرفت سطوح بالاتر با استفاده از درصد پیشرفت سطوح پایینی و وزن آنها به دست می آید.

 

نرم افزارهای مختلف برای نمایش درصد پیشرفت سطوح بالایی از منطق های مختلفی استفاده می کنند. به عنوان مثال در نرم افزار MSP این درصد پیشرفت بر اساس مدت زمان فعالیت های زیر مجموعه به دست می آید. به عبارت دیگر وزن فعالیت ها بر اساس مدت زمان آنها می باشد. در P3 می توان وزن را بر اساس مدت زمان، میزان منابع و هزینه فعالیت ها تعریف کرد.

اما این موارد همیشه مورد نظر کاربر نبوده و در اغلب موارد نمی تواند نیازهای تیم مدیریت پروژه را برآورد نماید. از این رو لازم است که روش های دیگری برای وزن دهی به فعالیت ها تهیه نمود.

 

معیار وزن دهی چیست؟

معیار وزن دهی از یک پروژه به پروژه دیگر متفاوت است و با توجه به نیاز شما تعیین می شود. برای مثال در یک پروژه هزینه انجام کار مهم بوده و کارفرما قصد دارد صورت وضعیت های پیمانکار را بر اساس درصد پروژه که از نرم افزار زمانبندی به دست می آید، تایید نماید. در چنین شرایطی معیار وزن دهی هزینه می باشد. در سایر شرایط می توان از معیارهای دیگری برای وزن دهی استفاده کرد که هر یک از این معیارها مزایا و معایب خود را به همراه دارند. در پروژه های مختلف معمولا از معیارهای زیر برای وزن دهی استفاده می شود:

 

الف) هزینه: یک معیار خوب برای وزن دهی می باشد که اغلب در شرکت ها از آن برای وزن دهی استفاده می کنند. مزیت این روش آن است که پیشرفت به دست آمده مطابق با صورت وضعیت و مسائل هزینه ای قرارداد می باشد. عیبی که این روش دارد در آن است که در برخی موارد استفاده از این معیار به تنهایی برآورد صحیحی از میزان پیشرفت پروژه نمی دهد. به عنوان مثال در پروژه ای که خرید یک تجهیز خارجی با قیمت بالا وجود دارد، با صدور سفارش خرید و عقد قرارداد با توجه به پرداخت هزینه آن تجهیز، درصد پیشرفت پروژه بصورت غیر منطقی افزایش میابد در حالیکه عملا از نظر منطقی پیشرفت زیادی به دست نیامده و فقط عقد قرارداد انجام شده است.  

 

ب) زمان: به دلیل ساده بودن کاربرد و استفاده از آن در نرم افزار MSP این روش از مقبولیت زیادی برخوردار است. به نظر شخصی بنده  در اغلب موارد در صورتیکه زمانبندی بر اساس اصول استاندارد زمانبندی تهیه شده باشد (فعالیت ها بیش از حد طولانی نباشند و غیره) استفاده از مدت زمان معیار مناسبی برای وزن دهی فعالیت ها بوده و پیشرفت منطقی ای را در بر دارد. در صورتیکه فعالیت ها به درستی تعریف نشده باشند و یا در مواردی که به دلیل در اختیار نداشتن اطلاعات مجبور به استفاده از مایلستون برای نمایش برخی رویدادها شده باشیم استفاده از این روش نتایج غیر منطقی ارائه می دهد. بعلاوه اینکه اهمیت فعالیت ها در این روش به درستی نشان داده نمی شود. به عنوان مثال ممکن است حمل یک تجهیز خارجی در زمانبندی مدت زمانی برابر 3 ماه داشته باشد و فعالیت ساخت تجهیزی دیگر که از همان مقدار اهمیت برخوردار است حدود 1.5 ماه به طول بیانجامد. در این موارد درصدهای تولید شده منطقی نمی باشد.

 

ج) نظر کارشناس: یکی از بهترین روش هایی که برای وزن دهی پیشنهاد می شود استفاده از نظرات کارشناسان می باشد. در این روش کارشناسان فنی پروژه با توجه به تجربه ای که دارند نسبت به تعیین اهمیت و وزن فعالیت ها اقدام می کنند. این روش در صورتیکه به درستی هدایت شود بهترین نتایج را در بر خواهد داشت. عیبی که در این روش نهفته است در آن است که معمولا در این روش مجبور هستید از کارشناسان مختلف برای تعیین وزن فعالیت ها کمک بگیرید و در نتیجه اریبی موجود در نحوه تفکرات و معیارهای کارشناسان باعث ایجاد وزن های غیر یکدست می شود. برای مثال کارشناسی که به مسائل خوش بین باشد وزن اغلب فعالیتها را در حدود یک عدد خاص می دهد اما کارشناس دیگر که نسبت به برخی مسائل تسلط بیشتر داشته و کمی نیز سخت گیر و بد بین است به برخی فعالیت ها وزن بسیار بیشتری به نسبت سایر فعالیت ها می دهد. بعلاوه با توجه به تاثیر وزن فعالیت ها در میزان پیشرفت کار، ممکن است شیطنت های برخی کارشناسان باعث شود وزن دهی بگونه ای انجام شود که در طول پروژه به نفع ایشان تمام شود.

 

د) ترکیبی : دراین حالت می توان از ترکیبی از موارد فوق و یا هزاران معیار دیگر که در هر پروژه ای متفاوت است برای وزن دهی به فعالیت ها استفاده نمود.

در قسمت های بعدی سعی خواهم کرد نحوه وزن دهی به فعالیت ها بر اساس ترکیبی از معیارهای فوق (یا سایر معیارها) را بیان نمایم.

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱۱:٢٥ ‎ق.ظ روز ٢٧ فروردین ۱۳۸٧


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎