‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 59- تجزیه و تحلیل ذینفعان پروژه - دروس آموخته

59- تجزیه و تحلیل ذینفعان پروژه

با افزایش موفقیت شما در کارتان پروژه هایی که می گیرید و انجام می دهید بر افراد بیشتری تاثیر می گذارد. هرچه تعداد افرادی که تحت تاثیر قرار می گیرند بیشتر باشد احتمال آنکه افرادی که بر پروژه شما موثر هستند٬ تحت تاثیر قرار گیرند نیز بیشتر می شود.  ممکن است این افراد از کارهای شما حمایت کنند و یا مانعی بر سر آن باشند.

مدیریت ذینفعان یک حیطه پر اهمیت است که افراد موفق از آن برای کسب حمایت دیگران از آن استفاده می کنند. این حیطه به آنها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند تا در مواردی که دیگران شکست می خورند٬ پروژه آنها موفق خواهد بود.

 


برای مدیریت ذینفعان دو مرحله اصلی وجود دارد: تجزیه و تحلیل ذینفعان و برنامه ریزی ذینفعان. تجزیه و تحلیل ذینفعان تکنیکی است که برای شناسایی افراد کلیدی برای پروژه به کار گرفته می شود. سپس با استفاده از برنامه ریزی ذینفعان حمایت آنها برای موفق شدن را جلب می کنید.  مزایای استفاده از رویکرد مبتنی بر ذینفعان عبارتند از:  

  • می توان از نظرات ذینفعان قدرتمند برای شکل دهی به پروژه در مراحل اولیه آن استفاده کرد. با اینکار نه تنها احتمال حمایت آنها از شما افزایش می یابد بلکه نظرات آنها می تواند کیفیت پروژه را نیز افزایش دهد.
  • جلب حمایت ذینفعان قدرتمند می تواند در جذب منابع بیشتر به شما کمک کند. این امر احتمال موفقیت شما را بیشتر می کند.
  • از طریق ارتباط مداوم با ذینفعان می توانید اطمینان حاصل کنید که آنها از آنچه  شما انجام می دهید مطلع هستند و بخوبی از فواید پروژه شما آگاه هستند. این امر بدان معنی است که آنها می توانند در موارد لازم از شما حمایت کنند.
  • می توانید عکس العمل افراد نسبت به پروژه را پیش بینی کنید و اقدامات لازم برای جلب حمایت افراد مختلف را در برنامه خود  لحاظ کنید.

  چگونه از این ابزار استفاده کنیم 

اولین قدم در تجزیه و تحلیل ذینفعان شناسایی آنها می باشد. قدم بعدی کار بر روی قدرت٬  نفوذ و علایق آنهاست. با اینکار می فهمید که بر روی چه کسانی باید تمرکز کنید. آخرین قدم ایجاد یک شناخت کافی از ذینفعان مهم بگونه است که بتوانید حمایت آنها را جلب کنید. این تجزیه و تحلیل ها بر روی نقشه ذینفعان ثبت می شود.  پس از استفاده از این ابزار و رسم نقشه ذینفعان می توانید از ابزار برنامه ریزی برای برقراری ارتباط با ذینفعان استفاده کنید. قدم های تجزیه و تحلیل ذینفعان به شرح ذیل است: 

 قدم اول: شناخت ذینفعان

 اولین قدم در تجزیه و تحلیل ذینفعان شناخت ذینفعان از طریق توفان مغزی است. به عنوان بخشی از این کار به تمام افرادی که از کار شما تاثیر می پذیرند، به کسانیکه بر کار شما تاثیر می گذارند و یا به موفقیت یا شکست آن علاقه مند هستند فکر کنید.  در جدول زیر برخی از افرادی که می توانند در پروژه شما ذینفع باشند نشان داده شده اند:  

رئیس شما سهامداران دولت مدیران ارشد اجرایی
شرکای تجاری سازمان های تجاری همکاران شما تامین کنندگان
نشریات تیم شما وام دهندگان گروه های ذینفع
مشتریان تحلیلگر مردم مشتریان آتی
کارکنان آتی جامعه خانواده شما  

 به خاطر داشته باشید که اگر چه ذینفعان می توانند اشخاص حقیقی یا حقوقی باشند ولی در نهایت شما فقط می توانید با اشخاص رابطه برقرار کنید. اطمینان حاصل کنید که در سازمان مربوطه شخص ذینفع را به درستی انتخاب کرده اید. 

قدم دوم: اولویت بندی ذینفعان

احتمالا هم اکنون یک لیست بلند از افراد و سازمان هایی دارند که تحت تاثیر کار شما قرار گرفته اند. برخی از این افراد می توانند قدرت لازم برای پیشرفت و یا توقف شما را داشته باشند. برخی می توانند به آنچه شما انجام می دهید علاقه مند باشند و برخی دیگر اهمیتی به آن ندهند.  ذینفعان را بر روی ماتریس قدرت/رغبت (شکل 1) ترسیم کرده و آنها را بر اساس میزان تاثیر گذاری و رغبتی که به کار شما دارند تقسیم بندی کنید. 

 

 

برای مثال رئیس شما قدرت و نفوذ و همچنین رغبت زیادی به پروژه شما دارد. خانواده شما رغبت زیادی به پروژه شما دارد اما احتمالا قدرتی بر روی آن ندارند. موقعیت افراد بر روی ماتریس نشان دهنده اقدامی است که باید برای آنها انجام دهید:  

  • افراد با قدرت و رغبت زیاد: این افراد کسانی هستند که باید کاملا با آنها درگیر شوید و بیشترین تلاش برای راضی نگهداشتن آنها را انجام دهید.
  • افراد با قدرت زیاد و رغبت و علاقه کم: تلاش کافی برای راضی نگهداشتن این افراد را بکنید ولی نه آنقدر که از دست شما خسته شوند.
  • افراد با قدرت کم ولی علاقه مند: این افراد را مطلع از کار نگه دارید و برای اطمینان از اینکه مسئله مهمی اتفاق نیافتد با آنها صحبت کنید. این افراد در مورد جزئیات پروژه شما بسیار کمک کننده خواهند بود.
  • افراد با قدرت و علاقه مندی کم: این افراد را تحت نظر داشته باشید ولی با ارتباطات بسیار زیاد آنها را خسته نکنید.

  قدم سوم: شناخت ذینفعان کلیدی

هم اکنون لازم است کمی بیشتر در مورد ذینفعان کلیدی خود بدانید. لازم است بدانید که احتمالا چه احساسی در مورد پروژه شما خواهند داشت و یا چگونه می توانید آنها را در پروژه درگیر کنید و با آنها ارتباط برقرار کنید. سوالات اساسی که می تواند در درک ذینفعان به شما کمک کنند عبارتند از:  

  • در برابر خروجی کارهای شما چه علایق مالی و احساسی دارند؟ منفی است یا مثبت؟
  • بیشتر از همه چه چیزی به آنها انگیزه می دهد؟
  • آنها چه اطلاعاتی از شما می خواهند؟
  • چگونه می خواهند اطلاعات را دریافت کنند؟ بهترین راه ارسال اطلاعات به آنها چیست؟
  • نظر فعلی آنها در مورد پروژه شما چیست؟ آیا این نظر بر اساس اطلاعات صحیح می باشد؟
  • چه کسی بر روی نظرات کلی آنها تاثیر می گذارد؟  چه کسی بر روی نظرات آنها در مورد شما تاثیر می گذارد؟  آیا این تاثیرگذاران خود جزء ذینفعان هستند؟
  • اگر در مورد شما مثبت نیستند چه چیزی می تواند جلب حمایت آنان را بکند؟
  • اگر فکر می کنید نمی توانید حمایت آنها را جلب کنید چگونه می توانید نظرات مخالف آنها را مدیریت کنید؟
  • چه کسانی ممکن است تحت تاثیر نظرات آنها قرار بگیرند؟ آیا این افراد ذینبفع هستند؟

بهترین راه برای پاسخ به این سوالات صحبت رو در رو می باشد. معمولا افراد خیلی صریح نظرات خود را بیان می کنند و پرسیدن نظر افراد اولین قدم در ایجاد یک ارتباط موفق با آنهاست.  می توانید نتایج بدست آمده را در نقشه ذینفعان خلاصه کنید. با این کار براحتی می فهمید که چه ذینفعی می تواند منتقد و چه ذینفعی می تواند حامی شما در پروژه باشد. یک راه مناسب برای انجام اینکار استفاده از رنگ ها می باشد. نمایش حامیان با رنگ سبز، منتقدان با رنگ مشکی و سایرین که خنثی هستند با رنگ نارنجی.   

 

 

برای مثال در شکل فوق مشخص است که تلاش زیادی باید صرف ترغیب Piers  و Michael شود. همچنین Janet و Amanda نیز به عنوان ذینفعان قدرتمند باید مورد توجه خاص قرار بگیرند.

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۸:۱٠ ‎ب.ظ روز ۱۸ فروردین ۱۳۸٧


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎