‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ ۴۰- تهیه منشور پروژه - دروس آموخته

۴۰- تهیه منشور پروژه

خلاصه بعد از مدت ها پایان نامه ام تمام شد و از این به بعد وقت بیشتری برای بروز کردن وبلاگ دارم. در ضمن قصد دارم از این به بعد هر ۱۰ روز یکبار بخشی از پروژه ام را (بسته به احساس ضرورت و هم درخواست های شما) در وبلاگ بگذارم. این اولین قسمت از مطالب قید شده.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

 تهیه منشور پروژه

 

منشور پروژه  [1] سندی است که بطور رسمی یک پروژه را تصویب می کند. منشور پروژه به مدیر پروژه این اختیار را می دهد که منابع سازمان را برای فعالیت های پروژه در اختیار بگیرد. مدیر پروژه باید در زودترین زمان ممکن به پروژه تخصیص داده شود. این تخصیص باید حتما قبل از شروع مرحله برنامه ریزی بوده و ترجیحا این تخصیص قبل از تهیه منشور پروژه باشد.

 

آغازگر [2] یا پشتیبان [3] یک پروژه، فردی حقیقی یا حقوقی خارج از سازمان پروژه است که وظیفه تامین سرمایه و تهیه منشور پروژه را بر عهده دارد. معمولا پروژه ها توسط عوامل خارج از پروژه و توسط یک سازمان، یک نهاد دولتی، یک شرکت، یک سازمان برنامه ریز یا سازمانی چند منظوره  تصویب می شوند. اغلب پروژه ها به دلیل یکی از موارد ذیل آغاز می شوند:

 

·          تقاضای بازار

 

·          نیاز تجاری

 

·          درخواست مشتری

 

·          پیشرفت تکنولوژیک

 

·          الزامات قانونی

 

·          نیاز اجتماعی ( در سازمانها غیر انتفاعی) 

 

در برخی موارد، منشور یک پروژه تا زمان تکمیل ارزیابی نیازها، مطالعات امکان سنجی، برنامه اولیه و یا سایر تجزیه و تحلیل های مشابه تصویب نمی شوند. در تهیه منشور پروژه در ابتدا باید نیازهای تجاری، توجیه اقتصادی پروژه، درک جاری از نیازهای مشتری و محصول یا خدمت جدید یا نتایجی که از پروژه انتظار می رود مستند شود.

 ورودی های پردازش تهیه منشور پروژه عبارتند از بیانیه کار [4] که توسط آغازگر یا پشتیبان پروژه تهیه می شود و قرارداد در صورتیکه پروژه در نتیجه یک قرارداد با شرکتی خارج از سازمان تعریف شده باشد.  خروجی این پردازش نیز منشور پروژه می باشد. در ذیل رویه انجام فعالیت های مربوط به تهیه منشور پروژه آمده است.

 

فرآیند تهیه منشور پروژه

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ü        تشکیل جلسه شروع پروژه: در ابتدای کار لازم است آغازگران پروژه (درصورتیکه پروژه توسط خود سازمان تعریف شده باشد) و یا مدیریت ارشد سازمان ( درصورتیکه پروژه در نتیجه یک قرارداد و یا توسط سازمان تعریف شده باشد) تشکیل جلسه شروع پروژه [5] را داده و در این جلسه با بحث و تبادل نظر در مورد بیانیه کار و یا قرارداد،‌ نسبت به اقدامات اولیه برای شروع پروژه اقدام نمایند. مسئولیت تشکیل جلسه با مدیریت ارشد سازمان می باشد.

 

 

 

ü        تعیین مدیر پروژه و اختیارات وی: همانطور که در بالا قید شد؛ لازم است مدیر پروژه حتما قبل از برنامه ریزی انتخاب شود. بهتر است که این انتخاب قبل از تهیه منشور پروژه صورت گیرد. لذا در این متدولوژی پیشنهاد می شود مدیر پروژه در جلسه ابتدایی شروع پروژه و قبل از شروع کار برای تهیه منشور پروژه تعیین و سطوح اختیارات وی مشخص گردد. مسئولیت تعیین مدیر پروژه و نیز اختیارات وی بر عهده آغازگران پروژه و یا هیات مدیره سازمان می باشد.

 

 

 

ü        بررسی بیانیه کار و قرارداد: در این مرحله لازم است بیانیه کار و یا قرارداد که در واقع نشان دهنده محدوده اولیه و مشخصات کلی پروژه می باشد به دقت بررسی و ابعاد آن مشخص گردد. مسئولیت بررسی بیانیه کار و قرارداد بر عهده آغازگران پروژه و نیز مدیر پروژه و احتمالا تیم اولیه وی می باشد.

 

 

 

ü        تهیه منشور پروژه: پس از بررسی بیانیه کار و قرارداد و با استفاده از فرمت و نمونه های منشورهای پروژه های مختلف، می توان نسبت به تهیه منشور پروژه با استفاده از نظرات و پیشنهادات و خواسته های ذینفعان، مشتری و آغازگران پروژه در فرمت مشخص شده اقدام نمود. مسئولیت تهیه منشور پروژه بر عهده مدیر پروژه و تیم اولیه وی می باشد.

 

 

 

ü        تایید و تصویب منشور: پس از تهیه منشور‌، لازم است که این منشور توسط پشتیبان و آغازگران پروژه و همچنین مدیر پروژه تایید و تصویب گردد و در صورت وجود مشکل ‌، مشکلات و ایرادات احتمالی اصلاح و مجددا نسبت به تایید و تصویب آن اقدام گردد. مسئولیت تایید و تصویب منشور بر عهده آغازگران پروژه یا هیات مدیره سازمان می باشد.

 

 

 

ü        اعطای اختیارات به مدیر پروژه: در انتهای کار و پس از تهیه و تصویب منشور پروژه، عملا این مجوز به مدیر پروژه داده می شود تا در چهارچوب اختیارات خود که در منشور پروژه درج شده است،‌نسبت به در اختیار گرفتن منابع سازمان جهت شروع و تکمیل پروژه اقدام نماید. این اختیارات با ارائه منشور پروژه به مدیر پروژه تفویض می شود. مسئولیت اعطای اختیارات به مدیر پروژه بر عهده هیات مدیره یا مدیریت ارشد می باشد.

 

 

 

 

 


[1]- Project Charter

[2]- Initiator

[3]- Sponsor

[4]- Statement Of Work (SOW)

[5]- Kick off Meeting

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ٩:٥٢ ‎ق.ظ روز ۱٧ مهر ۱۳۸٥


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎