‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 102- تیم پاره وقت در پروژه تمام وقت - دروس آموخته

102- تیم پاره وقت در پروژه تمام وقت

در سال‌های اخیر ماهیت دنیای پروژه تغییرات بسیار وسیعی داشته است. در گذشته جلسات پروژه بگونه‌ای بود که همه در یک اتاق جمع می‌شدند اما امروزه همه به جای حضور در یک اتاق در یک کنفرانس تلفنی شرکت می‌کنند. هم اکنون تیم‌های مجازی شکل گرفته‌اند. این تیم‌های مجازی عالی هستند، این تیم‌ها به اعضای تیم امکان می‌دهند تا از طریق فناوری اطلاعات گرد هم آمده و یک خروجی مشترک را تولید کنند. مشکلی که در این بین وجود دارد آن است که، نمی‌توان به راحتی افراد پاره‌وقت را برای پروژه‌ای که اغلب تمام وقت است، ساماندهی کرد.

 

 

ما در بازار جهانی هستیم و این هیچگاه تغییر نخواهد کرد. هر هفته کاری تنها 168 ساعت است. با توجه به پیشنهادهای اغوا کننده مختلفی که به افراد می‌شود، چگونه می‌توانید تیم پروژه را بر روی پروژه خود متمرکز کرده و آنها را بهره‌‌ور نگاه دارید.

 


 

چالش دور بودن اعضای تیم پروژه

به عنوان یک مدیر پروژه همه ما روش کار را به خوبی بلد هستیم. ارسال ایمیل، تماس تلفنی و .... و در نهایت انتظار. انتظار برای فردی که 19 کار دیگر را هم در دست دارد، فردی که دیگران نیز با وی تماس می‌گیرند و یا فردی که پیشنهادهای بسیار مهم‌تری از پروژه شما در اختیار دارد. شما یک مدیر پروژه هستید و شما باید برای تحویل پروژه پاسخگو باشید. امروزه، توجه اغلب افراد تیم پروژه (منابع پروژه) به ایمیل‌های مختلفی که بر روی لپ تاپ‌ها ظاهر می‌شود، تقسیم می‌گردد. در یک کنفرانس تلفنی، شما نمی‌توانید ببینید که افراد تیم به حرف‌های دیگران چقدر توجه دارند. چگونه می‌توانید توجه آنها را به آنچه انجام می‌دهید جلب کنید؟

هر کسی در این کنفرانس تلفنی، یک یا چند کار دارد که به وی مربوط می‌شود و لزوما به همه آن چیزهایی که بیان می‌شود هیچ علاقه‌ای ندارد.

 

مدیریت ذره‌بینی در برابر مدیریت اقدامی

طبیعت شما به عنوان مدیر پروژه شما را به این وا میدارد که هرچیزی را در محیط پروژه کنترل کنید، اما نمی‌توانید. همانند همه مدیران، مدیران پروژه نیز توانایی مشخصی دارند و از اختیارات کمی در خصوص منابع برخوردار هستند، بنابراین باید یک توازن ایجاد کرد. بنابراین مدیران پروژه باید بر روی اقداماتی که لازم است انجام شود تمرکز کنند و خود را درگیر میزان وقتی که صرف این کار می‌شود نکنند.

بنابراین، لازم است که تعیین کنیم که خروجی موفقیت آمیز یک بخش خاص از پروژه چیست؟ با دانستن خروجی‌ها (مثلا نصب یک نرم‌افزار جدید)، می‌توانیم در خصوص اقدامات مورد نیاز برای دستیابی به آن خروجی (مثلا حق دسترسی به سرور، فردی برای قراردادن CD ها، فردی برای نصب برنامه بر اساس پیش فرض و غیره) تصمیم بگیریم.

با انتقال مباحث جلسه از "نیاز به نصب نرم‌افزار" به اقدامات کوتاه و تعریف شده‌ای که به افراد تخصیص داده شده است، جلسه رنگ و بوی دیگری می‌گیرد. حالا جلسه به جای اینکه شامل یک سری سوال باز باشد که همیشه هم توسط یک نفر پاسخ داده می‌شود، از پیش برنامه‌ریزی می‌گردد.

برای هر اقدامی افرادی تعیین شده‌اند. به هر طریقی که بخواهید می‌توانید اقدامات را دسته‌بندی کنید. من از یک لیست اصلاح شده که توالی اقدامات را برای رسیدن به خروجی مورد نظر نشان می‌دهد، استفاده می‌کنم. بعضی از مدیران پروژه این روش را رد می‌کنند و معتقد هستند که این روش بسیار کنترلی است. با این حال، من فکر می‌کنم که همه ما بر روی این موضوع توافق داریم که مدیران موظف هستند که نتایج مورد انتظار را تحویل دهند و افرادی را هدایت کنند که لزوما همیشه برای انجام کارهای مربوط به پروژه شما، چندان انگیزه‌ای ندارند و این بخشی از کار مدیر پروژه است. به جای اینکه از فلان فرد بپرسیم که کی می‌خواهی نرم افزار را نصب کنی، بر روی خروجی موفق هر اقدام و درگیر کردن منابع بیشتر برای تکمیل آن اقدامات تمرکز می‌کنیم.

 

مباحثات متمرکز و مشارکتی

 هیچ کس دوست ندارد که وقتش تلف شود. نه من، نه شما و نه هیچ یک از اعضای تیم پروژه. بنابراین، کنفرانس تلفنی بعدی شما باید آیتم‌های کوتاه و عملی داشته باشد. باید اطمینان پیدا کنیم که جلسات، ناب، متعادل و موجز است. در استفاده از ساعت، خیلی دقیق و سفت باشید. یک جدول زمانی برای جلسه تنظیم کنید و به شدت به آن پایبند باشید.

اگر در اداره جلسات تلفنی سر در گم شده باشید، افراد در جلسه توجهی به مباحث نمی‌کنند یا خیلی کلی به حرف‌ها گوش می‌دهند. به صورت منظم از افرادی که درگیر موضوع مورد بحث هستند سوال بپرسید. شما دبیر جلسه هستید و باید اطمینان پیدا کنید که همه افراد مباحث را دنبال می‌کنند. سوالاتی نظیر "سوسن، شما در مورد این موضوع چه فکر می‌کنید؟" یا اینکه " من دوست دارم بدونم سوسن در این مورد چی فکر می کنه؟" روش خوبی برای آن است که افراد در جریان مباحث قرار بگیرند و توجه آنها جلب شود.

در هنگام جلسات همه افراد باید بر روی موضوع جلسه تمرکز کنند. برای این منظور سعی نکنید در طول جلسه بصورت عمیق و به همه مطالب و موضوعات پروژه بپردازید. بسیاری از شرکت کنندگان در جلسات به این موضوع توجه نمی‌کنند. در عوض بر روی یک موضوع خاص تمرکز کنید و به اقداماتی که باید برای رسیدن به خروجی آن انجام شود، بپردازید. در ضمن سعی کنید بستر جلسه و موضوعات آن را نیز بیان کنید ولی بصورت مختصر (مثلا به منظور بروزرسانی شرکت خود در سال 2008 باید سرورهای جدید نصب شود). لازم است که پیغام‌ها و اقدامات مربوط به افرادی که با آنها جلسه دارید را متناسب با آنها تعیین کنید. به محض اینکه افراد تیم به این واقعیت رسیدند که جلسات شما سریع و اقدام محور است، سعی می‌کنند تا با تمام توان خود در آن شرکت کنند.

وقتی به اهداف پروژه دست پیدا کردید، به افراد اجازه دهید که جلسه را ترک کنند. اگر نیازی احساس نمی‌کنید سعی نکنید به نحوی زمان باقیمانده را پر کنید. منابع شما به شما احترام می‌گذارند اگر شما به آنها احترام بگذارید.

 

افراد می‌دانند که به چه دردی می‌خورند

افراد وقتی خود را در کارها وارد می‌کنند که دقیقا بدانند نقش‌شان چیست؟ رویکرد اقدام محور، مسئولیت‌ها را به  هر فرد تخصیص می‌دهد.

گاهی اوقات در اجرای یک ارکستر سمفونیک، بعضی از سازها مانند قره‌نی زیاد مورد استفاده قرار نمی‌گیرند ولی وجود آنها برای ارکستر حیاتی است. این سازها نقش‌هایی دارند که همیشه نیازی به حضور آنها نیست. ممکن است یک طبل زن در ارکستر، لازم باشد تا 30 صفحه از نت را صبر کند تا نوبت به وی برسد. وی میداند که چه وقت نوبت وی می‌شود، زیرا دفترچه نت‌ها در جلوی وی است و هرگاه نوبت وی نزدیک شود، رهبر ارکستر (مدیر پروژه) به وی اشاره می‌کند. این یعنی مدیریت اقدامی.

هر قلم قابل تحویل، مباحثه، درخواست اطلاعات یا آیتم اقدامی یک مسئول و یک زمان سر رسید دارد. به محض اینکه شما پروژه تمام وقت خود را بصورت واقعی و قابل اجرا برای منابع پاره وقت خود ایجاد کردید، می‌توانید از آن پس بهره‌وری، اتلاف کم زمان و احساس تعلق بیشتری توسط اعضای تیم را مشاهده کنید. تنها در این صورت می‌توانید بصورت کامل از تیم مجازی خود استفاده کنید. حالا شما خروجی ها را مدیریت می‌کنید و با موفقیت در دنیای تازه‌ پروژه عمل می‌نمایید.

نویسنده: تام برنت

این مقاله را همچنین می‌توانید در شماره سوم خبرنامه مدیریت پروژه مطالعه نمایید.

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ٤:٥٥ ‎ب.ظ روز ۱۳ دی ۱۳۸۸


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎