‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ .ل100- چه سازمان‌هایی به دفتر مدیریت پروژه نیاز دارند؟ ‏ - دروس آموخته

.ل100- چه سازمان‌هایی به دفتر مدیریت پروژه نیاز دارند؟ ‏

چرا هر کسی باید با اضافه کردن یک لایه سازمانی دیگر در محیطی که هم اکنون در اجرای پروژه‌های خود نیز با مشکل مواجه است، به پیچیدگی سازمان خود بیافزاید؟ اشتباه نکنید، پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) باعث خواهد شد که یک لایه دیگر به سازمان اضافه شود و در صورتیکه این کار به خوبی انجام نشود باعث خواهد شد که خسارات غیرقابل جبرانی به پروژه وارد شود. با این حال، پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در زمان مناسب، به دلیل مناسب و به شکل مناسب باعث می‌شود که به پروژه سرعت داده شده، و اجراء، تایید، مدیریت و پیاده‌سازی فرآیندهای پروژه با ثبات بیشتری دنبال شود و از همه مهمتر باعث بهبود در سطوح پایین‌تر پروژه خواهد شد.

 


خوب، پس یک سازمان در چه زمانی باید این جهش را انجام داده و یک دفتر مدیریت پروژه ایجاد کند؟ اگر چه هیچ پاسخ روشن و آشکاری به این پرسش وجود ندارد ولی نشانه‌هایی وجود دارند که می‌توان از آنها به عنوان نقاط هشدار استفاده کرد. برخی از این نشانه‌ها عبارتند از:

سوابق ضعیف پروژه در تحویل اقلام: پروژه همیشه با تاخیر اقلام را تحویل می‌دهد و اغلب در تحویل خروجی‌های مورد نظر با مشکل مواجه می‌شود.

تعداد زیاد پروژه‌های همزمان: اجرای چندین پروژه بصورت دائم در سازمان و نیاز به اشتراک منابع بین پروژه‌ها باعث شده است که بهره‌وری کاهش پیدا کرده، بی نظمی و اثرات منفی در تحویل به موقع پروژه افزایش پیدا کند.

پیچیدگی زیاد و حساسیت زمانی: طبیعت پروژه‌ها پیچیده بوده و برای موفق بودن لازم است که این پروژه‌ها در یک چهارچوب زمانی خاص به اتمام برسند.

تاثیر شکست پروژه بر سازمان زیاد است: اجرای پروژه بسیار حیاتی بوده و شکست در اجرا یا تحویل آن باعث از بین رفتن موقعیت رقابتی سازمان، بی حیثیتی، جرائم قانونی، کاهش سوددهی و غیره می شود.

برآورده نشدن تاریخ‌های تحویل به معنای مصیبت سازمانی تلقی می‌شود: شکست پروژه می‌تواند موجودیت واقعی سازمان را به خطر بیاندازد.

پروژه‌های به تعویق افتاده در حال رشد هستند: تعداد پروژه‌هایی که در صف پروژه‌های "منتظر شروع" قرار میگیرند سرعت بیشتری از نرخ تکمیل پروژه‌ها دارند.

پروژه‌ها بر اساس تاثیر سیاسی و فوریت رتبه‌بندی شده‌اند: رویه رتبه‌بندی پروژه نه عمل‌گرا است و نه استراتژیک بلکه بیشتر بر اساس علایق خاص و فشارهای سیاسی است.

 

مطمئنا، اگر تجارب پروژه‌ای سازمان شما با یکی یا چند مورد از موارد فوق همخوانی دارد، ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه، سرمایه‌گذاری عاقلانه‌ای خواهد بود. با این حال، به دفاتر مدیریت پروژه همیشه به عنوان یک راه حل نگاه نمی‌شود و بسیاری از آنها با شکست مواجه می‌شوند.

حداقل در بسیاری از موارد، مشکل در  همراستا بودن با نیازهای واحد کسب و کار، مدیران ارشد و مدیرانی است که مدیران پروژه آنها خارج از دفتر مدیریت پروژه، پروژه را اجرا می‌کنند. دفاتر مدیریت پروژه از دید مدیران خارج از این دفتر به عنوان یک سربار تلقی می‌شود. از نظر ایشان، دفتر مدیریت پروژه سازمانی است که برای مدیر پروژه که سعی می‌کند کارهای "واقعی" انجام دهد، موانع اداری و کارهای کاغذی ایجاد می‌کند.

این نوع نگاه، تصوری غیر معمول در خصوص دفاتر مدیریت پروژه نیست و این واقعیتی است که دفاتر مدیریت پروژه با آن دست به گریبان هستند. نتیجه این نگرش اگر شکست دفتر مدیریت پروژه نباشد، حداقل باعث رنجش عمیق کارکنان این دفتر خواهد شد. دفتر مدیریت پروژه در این شرایط، دشمن و مانعی برای موفقیت روزافزون پروژه خواهد بود.

نکته مهم آن است که دفتر مدیریت پروژه یک داروی تلخ نیست که ناچار به خوردن آن باشیم بلکه وسیله‌ای است برای افزایش موفقیت قطعی پروژه. نکته ضروری برای دستیابی به موفقیت دفتر مدیریت پروژه در توانایی آن برای افزایش قابلیت‌های مدیر پروژه برای انجام سریعتر، ارزانتر و با نتایج بهتر پروژه می‌باشد. برای دستیابی به این مهم لازم است که دفتر مدیریت پروژه چابک، منعطف و زرنگ باشد بدون آنکه کیفیت کار را به مخاطره بیاندازد. گام‌هایی که دفتر مدیریت پروژه می‌تواند به منظور دستیابی به این هدف بردارد عبارتند از:

  1. به حداقل رساندن کاغذبازی
  2. پیدا کردن راه هایی برای حرکت دادن پروژه به جلو: هرگز اجازه ندهید که قطار پروژه از خط خارج شود. در عوض منابع لازم را برای در مسیر قرار دادن پروژه در اختیار مدیر پروژه قرار دهید.
  3. استانداردهای پذیرش قابل تغییر ایجاد کنید: از استانداردهای همه منظوره اجتناب کنید. در طول مرحله برنامه‌ریزی پروژه، به منظور ایجاد یک استاندارد پذیرش با توجه به اندازه، پیچیدگی، ریسک و فوریت با مدیر پروژه تعامل داشته باشید. این امر باعث بهبود ارتباطات و هماهنگی‌ها و حذف درگیری‌ها خواهد شد. بعلاوه همواره خواهان این باشید که استانداردهای پذیرش را با تغییر شرایط تغییر دهید.

 

با فرض اینکه زمان مناسب برای ایجاد دفتر مدیریت پروژه در سازمان شما فرارسیده است، برای شروع کار این نکات را در نظر داشته باشید:

  1. تهیه لیست پروژه‌ها: اولین گام برای آماده سازی یک دفتر مدیریت پروژه، تعیین تعداد پروژه‌ها می‌باشد. این لیست شامل پروژه‌هایی است که هم اکنون فعال هستند، پروژه‌هایی که برنامه‌ریزی شده اند و حتی پروژه‌هایی که ایده‌ آنها را در سر داریم. قطعا این لیست در طول زمان تغییر می‌کند ولی مهم است که این لیست را با بیشترین اطلاعاتی که در اختیار دارید تهیه کنید.
  2. تهیه لیست منابع و استعدادها: همانقدر که داشتن یک دید در خصوص لیست پروژه‌ها مهم است، ایجاد یک درک مشترک از افرادی که می‌توانند پروژه‌ها را اجرا ‌کنند و سایر منابع مورد نیاز برای تکمیل آنها نیز مهم است.
  3. ایجاد گروه رهبری پروژه: اگرچه بسیاری از افراد معتقدند که یک "کمیته راهبری پروژه" (گروهی که اولویت‌ها را تنظیم می‌کند، پروژه‌ها را تایید می‌کند و راهنمایی‌های کلی به دفتر مدیریت پروژه ارائه می‌دهد) باید تشکیل گردد، برخی از افراد گروه‌های غنی‌تری از لحاظ توجه به محتوی نظیر "گروه‌های فرآیند کسب و کار" را مورد نیاز می‌دانند. در حالت ایده‌آل این گروه‌ها به منظور شناسایی بهبودهایی که با اهداف و آرمان‌های سازمانی همراستا بوده و آنها را پشتیبانی می‌کند، بصورت شانه به شانه با گروه فناوری اطلاعات (IT) همکاری می‌کند. رهبر هر گروه باید عضوی از کمیته راهبری پروژه باشد تا بدین ترتیب اطمینان حاصل گردد که فعالیت‌های آنها همراستا با فرآیندهای آن می‌باشد.  

 

با در اختیار داشتن این موارد، می‌توانید با قدرت و صلابت به پیش رفته و یک دفتر مدیریت پروژه با شانس بالای موفقیت ایجاد کنید. موفق باشید.

 

نویسنده: Michael Wood

این مقاله را همچنین می‌توانید در شماره دوم خبرنامه مدیریت پروژه مطالعه نمایید.

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱٢:٢٦ ‎ب.ظ روز ٢٥ شهریور ۱۳۸۸


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎