‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 99- در اهمیت برنامه‌ریزی - دروس آموخته

99- در اهمیت برنامه‌ریزی

مهندسین و تکنسین‌های فراوانی بر روی ساخت تانکرهای سوخت در حال کار می‌باشند. در ایالتی دیگر برنامه‌نویسان در حال تهیه برنامه‌های کامپیوتری می‌باشند. در قسمتی دیگر سکوی پرتاب در حال آماده‌سازی است و در بخش دیگری نیز تعداد بسیار زیادی در حال بازرسی و اصلاح شاتل برای ارسال ماهواره به فضا هستند. هر یک سرگرم کار خود و بی اطلاع از وضعیت هزاران بخش و قسمت دیگر که بصورت حیرت انگیزی هدف یکسانی را با هم دنبال می‌کنند: ارسال ماهواره با استفاده از شاتل فضایی. نخ نامرئی بسیار قدرتمندی که همه این فعالیت‌ها و پروژه‌های بزرگ و کوچک را به هم متصل می‌کند تا به هدف از پیش تعیین شده برای آن دست پیدا کنند، چیزی نیست جز یک "برنامه‌ریزی" بی نقص.

 


از ساخت مجموعه کاخ‌های شکوهمند تخت جمشید در 2500 سال پیش تا ساخت پیشرفته‌ترین فضاپیماها و ماهواره‌برهای قول پیکر به منظور کشف اعماق فضا، به جرات می‌توان گفت که انجام اقدامات بزرگ بدون برنامه‌ریزی حتی قابل تصور نیز نبوده است و تنها چیزی که توانسته است اقدامات حیرت انگیز بشر را برای وی ملموس و دست‌یافتنی کند، چیزی نبوده است جز برنامه‌ریزی.

برنامه‌ریزی به زبان ساده عبارتست از فرآیندی سازمان‌یافته برای ایجاد و حفظ یک برنامه و همچنین فرآیند فکر کردن در خصوص فعالیت‌های مورد نیاز برای ایجاد اهداف مورد نظر. اولین نکته مهمی که از این تعریف می‌توان استنتاج کرد آن است که برنامه‌ریزی خود یک فرآیند سازمان‌یافته و از پیش برنامه‌ریزی شده است و برنامه‌ریزی که بدون برنامه و هدف از پیش تعیین شده، انجام شود محکوم به شکست است.

تاکنون بیشترین مطالعات در خصوص برنامه‌ریزی در حوزه سازمان انجام شده است. از اهمیت برنامه‌ریزی در حوزه سازمان همین بس که برنامه‌ریزی به عنوان اولین وظیفه از وظایف پنجگانه هر مدیری در سازمان می‌باشد و سایر وظایف پنجگانه مدیر بطور کامل تحت تاثیر این وظیفه اساسی قرار دارد.

مدیریت پروژه نیز از این قاعده مستثنی نبوده و برنامه‌ریزی به عنوان رکن اساسی و اصلی فعالیت‌های مدیر پروژه برای دستیابی به هدف از پیش تعیین شده می‌باشد. به عنوان نمونه در استاندارد PMBOK یکی از مهمترین و اساسی‌ترین گروه‌های فرآیندی برای مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی می‌باشد و اجرای هر یک از حوزه‌های نه‌گانه مدیریت پروژه منوط به تهیه طرح و برنامه‌ریزی می‌‌باشد.

برنامه‌ریزی در انجام هرگونه کاری منافع بسیار زیادی دارد که از آن جمله می‌توان به چند مورد زیر اشاره کرد:

  1. ایجاد دید مشترک از آنچه در آینده رخ خواهد داد
  2. ارائه راهکارها و اهداف به تصمیم گیرندگان به منظور کمک به آنها در تصمیمات آتی
  3. کمک به مدیر به منظور در نظر گرفتن کنترل‌های بیشتر در شرایط خاص، تعیین اهداف بصورت "فعالانه" در مقابل اقدام منفعلانه و در نظر گرفتن اقتضائات (مدیریت ریسک)
  4. کمی سازی اهداف و ایجاد ابزاری برای اندازه‌گیری موفقیت
  5. اطمینان از اجرای یک مجموعه فعالیت‌های منسجم که با ارزش‌ها و اولویت‌های تصمیم گیرندگان همراستا می‌باشد

کمک در تخصیص منابع محدود به صورت نظام‌مند

 

متاسفانه امروزه در پروژه‌های اجرایی در کشور ما به برنامه‌ریزی به عنوان یک عامل زینتی نگریسته می‌شود و همین امر باعث شده است که مدیران در هنگام بروز مشکلات دست و پا بسته رفتار کرده و هزینه‌های گزافی را برای پروژه‌ها به ارمغان آورند. یکی از چالش‌های مهم در برنامه‌ریزی پروژه‌ها، برنامه‌ریزی پروژه بر اساس آن چیزی است که دوست داریم و نه آن چیزی که واقعیت دارد. همین امر باعث می‌شود که برنامه‌ریزی پروژه حالتی بسیار خوشبیانه به خود بگیرد و عملا انتظارات و منافعی که از یک برنامه داریم برآورده نشود.

کارشناسان و مدیران پروژه فراوانی به دنبال یافتن راهی برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه بصورت کارا و موثر در پروژه های خود می‌باشند بدون آنکه توجهی به این اصل مهم داشته باشند که بدون داشتن یک برنامه‌ریزی منسجم و کارا، وجود سیستم‌ها، سازمان‌ها و افراد با کیفیت هیچ تاثیری در عملکرد آنها نخواهد داشت. مدیران پروژه همواره باید این کلام بزرگان را به یاد داشته باشند که "کنترل آینده را در دست گیرید والا آینده کنترل شما در دست خواهد گرفت".

 

‌این مطلب به عنوان سرمقاله در شماره دوم خبرنامه مدیریت پروژه منتشر شده است.

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۸:٤۸ ‎ق.ظ روز ٧ شهریور ۱۳۸۸


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎