‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 98- درسهایی که آموخته نشد - دروس آموخته

98- درسهایی که آموخته نشد

 

معمولا شما چقدر درس آموخته‌های از پروژه‌های پیشین را در پروژه‌های جدید به کار می‌بندید؟ اگر به ندرت این کار را می‌کنید پس بر اساس تحقیقات انجام شده، شما تنها نیستید. در این مقاله برخی از راهکارهای برتر برای کسب بهتر درس آموخته‌ها توسط مدیران پروژه ارائه شده است.

 


 

انتقال دانش از یک پروژه به پروژه دیگر می‌تواند منافع بسیار زیادی داشته باشد. در بررسی که اخیرا از 961 مدیر پروژه با تجربه انجام شد، مشخص گردید که 62% این مدیران پروژه در پروژه خود رویه‌های رسمی برای یادگیری از پروژه‌ها در اختیار داشته‌اند ولی تنها 12% آنها به این رویه‌ها پایبند بوده‌اند.

اخیرا تیم تحقیقاتی مجله PM Perspective با 15 مدیر پروژه مجرب در صنعت IT در نیوزلند و آمریکای شمالی مصاحبه کردند. هدف این بود که بفهمند سازمان‌ها چگونه درس‌آموخته‌ها را از پروژه‌ها کسب کرده و آنها را در پروژه‌ها به کار می‌گیرند. یافته‌های آنها شگفت انگیز بود.

اگرچه ابزار و فرآیندهای زیادی برای کسب این اطلاعات در انتهای پروژه فراهم بود، ولی سازمان‌های کمی خود را برای انجام این کار به زحمت می‌انداختند. اقدامات پس از اتمام پروژه به ندرت و به شکل نا مناسبی انجام می‌شد. مدیران پروژه اغلب مشکلات خاصی را بیان می‌کردند: وقت نداشتن، در دسترس نبودن افراد کلیدی و فرهنگ مقصر شناختن افراد و در نهایت آنگونه که یک نفر از این مصاحبه شونده‌ها قید کرد "اغلب پروژه‌ها بودجه کافی برای پشتیبانی از یک اختتام خوب در انتهای پروژه را در اختیار ندارند".  

با این حال، این مصاحبه‌ها منجر به چندین راهکار برتر و پیشنهاد از مدیران پروژه شد که در دو اصل کلیدی خلاصه می‌شود که تیم‌های پروژه می‌توانند از آنها برای کسب بهتر دروس‌آموخته بهره بگیرند:

  • تیم پروژه باید فرآیند به اشتراک‌گذاری دانش را از ابتدای هر پروژه‌ای شروع کند
  • درس‌آموخته‌ها باید دقیقا در همان زمانی‌که رخ می‌دهند ثبت شوند و نه دیرتر

 

این دو اصل در کنار یکدیگر مفید هستند. اولین اصل یک آهنگ یادگیری فعال را با درگیر کردن اعضای تیم در بکارگیری تفکر بازخوردی و درخواست از آنها برای ارائه ایده‌ها ایجاد می‌کند. اصل دوم یک زمانبندی و تکنیک را برای نهادینه کردن این یادگیری در سازمان پیشنهاد می‌کند.

 

یادگیری مداوم از آغاز پروژه

بسیار مهم است که یک تسهیلگر ماهر، جلسات اشتراک‌گذاری دانش را هدایت کند. یک تسهیلگر خوب می‌تواند افراد را ترغیب کند که نگرانی‌ها و شکست‌های گذشته خود را در کنار موفقیت‌ها و ایده‌های جدید خود بیان کنند. این اطلاعات می‌تواند بعدا در اختیار مدیریت ریسک و برنامه‌ریزی پروژه قرار گیرد. با سانسور نکردن ایده‌ها، مدیر پروژه می‌تواند فرهنگ یادگیری و راستگویی را توسعه دهد.

از آنجاییکه بسیاری از مدیران پروژه برای اجرای به موقع پروژه تحت فشار هستند، مهم است که جلسات اشتراک‌گذاری دانش در قالب جلسات برنامه‌ریزی عادی نظیر جلسات شناسایی ریسک‌ها و یا جلسات تایید متدولوژی و یا جلسات منظم برنامه‌ریزی پروژه صورت پذیرد. همه اعضای تیم پروژه و در صورت امکان مشتری و حامی مالی، باید در این جلسات حضور داشته باشند.

 

ثبت درس‌آموخته‌ها در هنگام وقوع

این فکر که می‌توان در انتهای پروژه درس‌آموخته‌ها را بصورت جامع ثبت کرد را دور بریزید. به جای این کار فرهنگ، متدولوژی و ابزار لازم برای ثبت وقایع پروژه را توسعه دهید و سپس آنها را با پیشرفت پروژه بهینه کنید. این مخزن از حافظه تیم را می‌توان برای مستندسازی تصمیمات کلیدی و آموزش اعضای جدید تیم مورد استفاده قرار داد. همچنین این مخزن می‌تواند مبنای مستند سازی "درس آموخته‌ها" در انتهای پروژه باشد.  

مدیران پروژه می‌توانند هر یک وقایع پروژه خود را بصورت مجزا ثبت کنند و یا یک دفتر پروژه می‌تواند همه وقایع پروژه‌ها را در یک محل مشترک ثبت نماید. می‌توان وقایع پروژه را در چندین نقطه کلیدی یک پروژه ثبت کرد. مثلا:

  • در انتهای هر فاز از پروژه مواردی همچون یادداشت‌های تحویل به گروه بعدی، نگرانی‌های اشاره شده، تصمیماتی که باید اتخاذ شود و غیره.
  • مواقعی که تصمیمات مهمی اتخاذ می‌شود برای ثبت دلایل آن تصمیمات
  • مواقعی که یک هدف یا قلم قابل تحویل مهم تغییر می‌کند برای تعیین اینکه چرا این اتفاق افتاده است، چه تصمیمی گرفته شده است و اینکه آیا پیگیری کار مورد نیاز است یا نه.

 

وقایع ثبت شده پروژه برای تصمیم گیری و توضیح دلایل برای تیم پروژه مفید است. وقتی فازهای پروژه مجددا بررسی و مستندسازی می‌شوند، تیم با اطمینان و خیال راحت کار می‌کند. این وقایع ثبت شده همچنین فشار مربوط به ثبت درس‌آموخته‌ها در انتهای پروژه را کاهش می‌دهد. همانطور که یکی از مصاحبه شوندگان گفت "تمام کاری که باید انجام دهید آن است که به عقب برگردید و این وقایع را ترکیب کنید و بوم! حالا شما درس آموخته‌ها را در اختیار دارید".

 

نویسنده: Blaize Reich

منبع: Projects @ Work

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱۱:٥٥ ‎ق.ظ روز ٢٢ امرداد ۱۳۸۸


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎