‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 93- مقایسه پروژه ها برای تخصیص منابع محدود - دروس آموخته

93- مقایسه پروژه ها برای تخصیص منابع محدود

وقتی در سازمان قصد دارید که بر روی یک یا چند پروژه سرمایه­­گذاری کنید، اغلب با کمبود منابع مالی مواجه هستید. به همین دلیل اغلب لازم است که از اجرای همه پروژه­های ممکن صرفنظر کرده و آنها را اولویت بندی و سپس نسبت به اجرای پروژه با اولویت بالاتر اقدام کنید. اما اولویت بندی پروژه ها چگونه صورت می گیرد.؟ اغلب برای آنکه ارزیابی پروژه ها بصورت همگن صورت پذیرد لازم است که اطلاعات مشابه و مشترکی برای هر یک از پروژه های پیشنهاد شده تهیه گردد. این اطلاعات در قالب یک Business Case با فرمت مشابه تهیه می شود. یک Business Case باید اطلاعات زیر را در برداشته باشد. 

 


نام: یک اسم تک خطی که می تواند برای کارهای مشابهی که انجام می دهید استاندارد شده باشد

شرح: یک شرح مختصر دو یا سه خطی از آنچه مد نظر است به منظور ارائه اطلاعات کافی بگونه ای که افراد ناآشنا با کار بتوانند آن را درک کنند.

فرضیات: لیستی از شرایط یا وقایعی که باید برای موفقیت پروژه اتفاق بیافتند. فرضیات واقعیات نیستند. فرضیات دارای عدم قطعیت می باشند ولی در طرح تجاری برای انجام برنامه ریزی فرض بر این است که برخی چیزها صحیح هستند.

ریسک ها: لیستی از شرایط یا وقایعی که می توانند مانعی در راه موفقیت پروژه باشند. ریسک ها ممکن است اتفاق بیافتند ولی اجتناب ناپذیر نیستند. اغلب ریسک ها برای پروژه مضر هستند ولی همیشه هم اینطور نیست. لازم است در نظر داشت که این ریسک ها را می توان حذف کرد، کم کرد، پایش کرد، انتقال داد و یا از وقوع آنها اجتناب کرد.

نرخ بازگشت سرمایه (ROI): در صورتیکه قصد مقایسه پروژه ها بصورت رو در رو داشته باشید، یک مدل مالی از پروژه ها ارائه می دهد. ممکن است سازمان شما مدل های مالی زیادی داشته باشد ولی برای مقایسه پروژه ها تنها باید یکی را انتخاب و از آن استفاده کرد.

سود: نشان دهنده سودهای ملموس و غیر ملموس در قالب مدل مالی منتخب می باشد.  برخی منافع تجاری ممکن است غیر مستقیم باشند ولی این منافع به منظور مقایسه باید تا حد امکان ملموس باشند.

هزینه: نشان دهنده یک تخمین تقریبا دقیق از هزینه های پروژه می باشد. ممکن است سازمان شما استانداردی برای میزان دقت مورد نیاز داشته باشد. برای مثال ممکن است برای طرح تجاری دقت شما برابر 35% در نظر بگیرید.

همراستایی: تصدیق اینکه چگونه این پروژه با اهداف، آرمان­ها و استراتژی های سازمان شما همراستا می باشد. سازمان شما باید یک مدل از پیش تعیین شده و یک رویه امتیازدهی مشخص برای همراستایی پروژه داشته باشد تا بتوان اثربخشی پروژه ها را مقایسه کرد.

اهمیت: تعیین می کند که انجام پروژه تا چه حدی ضروری است. برخی پروژه ها ممکن است دلایل قانونی یا الزامی داشته باشند در حالیکه همراستا با اهداف سازمان نبوده و یا منافع تجاری به همراه نداشته باشند.

فوریت: زمان خواسته شده برای اجرای پروژه را بیان می کند. برخی پروژه ها باید در یک زمان خاص شروع شوند و یا در یک زمان خاص به اتمام برسند. برخی ممکن است در هر زمانی در سال آتی بتوانند شروع شوند.

نتایج: در این بخش عواقب ناشی از عدم اجرای پروژه بیان می شود. برای برخی از افراد دانستن این موضوع به اندازه دانستن میزان همراستایی تجاری اهمیت دارد. برخی کارها برای سازمان بسیار ارزشمند هستند ولی فوریتی ندارند. بر اساس اولویت ها و سرمایه های موجود ممکن است برخی بسیار سود آور بوده و لازم باشد که بخاطر اجرای آنها برخی پروژه های همراستا تا سال آینده به تعویق بیافتند.

 

ممکن است تهیه Business Case مانند بسیاری از کارهای دیگر باشد. با این حال باید در نظر داشت که این سند تعیین می کند که به چه پروژه ای باید سرمایه تخصیص داد و به چه پروژه ای نداد. بنابراین باید به اندازه کافی روی آن وقت گذاشت. اگر توجه کافی به این امر نشود، ممکن است یک پروژه خوب اولویت مناسبی در برابر یک پروژه نامناسب که به خوبی تشریح شده است را نداشته باشد.

 

منبع: Project@work

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱۱:۱٤ ‎ق.ظ روز ٢٥ فروردین ۱۳۸۸


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎