‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 96- عناصر شایستگی مدیریت پروژه ICB: سازمان پروژه - دروس آموخته

96- عناصر شایستگی مدیریت پروژه ICB: سازمان پروژه

 

سازمان پروژه عبارتست از گروهی از افراد و زیرساخت های مرتبط به همراه مجموعه ای از اختیارات، ارتباطات و مسئولیت ها که با فرآیندهای عملکردی و یا کسب و کار  همراستا شده اند. این عنصر شایستگی به طراحی و حفظ نقش ها، ساختارهای سازمانی، مسئولیت ها و قابلیت های مناسب در پروژه می پردازد.


سازمان پروژه و طرح، سازمانی منحصر به فرد و موقتی می باشد که بر اساس مراحل چرخه عمر پروژه و یا شرایط چرخه طرح تطبیق داده می شوند. ولی سازمان پورتفولیو، همانند سازمان های دائمی است و اغلب بخشی از آن می باشد. سازمان پروژه و منابع مورد نیاز برای انجام پروژه باید منعکس کننده اهداف پروژه باشد. درصورتیکه اهداف پروژه نیازمند تحویل پروژه در یک بازه زمانی کوتاه باشد و هزینه مهم نباشد، آنگاه ممکن است پروژه منابع بسیار زیاد و سازمان بزرگی را طلب کند. در مواقعی که پروژه در یک بازه زمانی وسیع انجام شده و محدودیت بودجه داریم، سازمان پروژه کوچک و منابع موجود محدود خواهند بود.

باید فرآیندها و مدل های تصمیم گیری که در یک سازمان مدیریت شده و به کار گرفته می شوند، بخوبی طراحی شده، به صورت مناسب بکار گرفته شده، به صورت مستمر بهبود پیدا کرده و بر اساس تجربیات بنا نهاده شده باشد. سازمان پروژه به نسبت سازمان های دائمی اغلب عمر کوتاه تری دارد و تغییرات در آن سریعتر رخ می دهند.

در طراحی سازمان پروژه باید اثرات محیطی و فرهنگی در نظر گرفته شود. این طراحی ها با پیشرفت پروژه در چرخه عمر خود تغییر می کنند. در صورت نیاز، بهتر است که این طرح ها با نوع قرارداد و آیتم های قراردادی منطبق شوند.

در برخی موارد در صورت امکان، ترجیح داده می شود که سازمان پروژه بگونه ای مستقر شود که افراد پروژه به یکدیگر نزدیک باشند. این امر باعث ارتقای کار تیمی و ارتباطات می شود. در سایر موارد ممکن است واحدهای برخی سازمان های پروژه از نظر جغرافیایی متفرق باشند و حتی در قاره های مختلف قرار داشته باشند که این امر باعث تحمیل چالش های بزرگی برای مدیریت پروژه می شود.

عملکرد سازمان پروژه وابسته به افرادی است که در آن کار می کنند. باید شایستگی افرادی که کاندید عضویت در تیم پروژه شده اند، تایید شده و دسترس پذیری آنها با مدیریت عملکردی چک شود. در حالت ایده آل، مدیر پروژه و مدیر عملکردی مربوطه باید در مورد تناسب یک فرد برای انجام یک نقش در تیم پروژه با یکدیگر به توافق برسند. باید دانش، مهارت ها و تجربیات افراد با در نظر گرفتن ویژگی های شخصیتی سایر اعضای تیم پروژه توسط مدیر پروژه بررسی گردد. با این حال، اغلب مدیر پروژه دخالتی در انتخاب افراد تشکیل دهنده تیم ندارد و وی مجبور است که تیم پروژه را با افراد بی تجربه که ممکن است ویژگی های رفتاری متناقضی هم با هم داشته باشند، اداره کرده و بهبود دهد.

 

گام های فرایندی ممکن:

1. تعیین اینکه چه نوع سازمان پروژه و منابعی مورد نیاز است

2. شناسایی کلیه واحدهای سازمانی که منبع در اختیار پروژه قرار می دهند.

3. تعیین نقش ها، مسئولیت ها، ارتباطات، سطوح اختیارات و رویه ها در پروژه

4. جذب منابع از واحدهای سازمان

5. تعیین و تنظیم کانال های ارتباطی با واحدهای سازمان دائمی

6. در جریان گذاشتن تصمیمات، رهبری سازمان پروژه

7. حفظ، بروزرسانی و تغییر سازمان پروژه در طول چرخه عمر پروژه در صورت نیاز

8. بهبود مداوم سازمان پروژه

9. مستند کردن دروس آموخته برای پروژه های آتی

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ٩:۳٥ ‎ق.ظ روز ٩ خرداد ۱۳۸۸


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎