‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 79- ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM) - دروس آموخته

79- ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM)

در پروژه های بزرگ افراد مختلف نقش های خاصی در ایجاد یا تایید اقام قابل تحویل پروژه دارند. در برخی موارد این فرآیند ساده است و به عنوان مثال یک نفر مدارک را تهیه می کند و دیگری تایید می نماید. اما در برخی موارد یک فرد در بخشی از پروژه مدارک را تهیه می کند و در بخشی دیگر به عنوان تایید کننده مدرکی دیگر می باشد.

 


در موارد پیچیده با تعداد نفرات زیاد بهتر است که یک ماتریس تخصیص مسئولیت یا Responsibility Assignment Matrix داشته باشیم. این کار باعث می شود که انتظارات مشخص شده و اطمینان حاصل شود که افراد از وظایف خود آگاه هستند. به عنوان مثال ممکن است بخواهید بدانید که آیا اعضای کمیته راهبری لازم است که "الزامات تجاری پروژه" را تایید کنند یا نه؟ ماتریس مسئولیت وظیفه هر کسی را مشخص می کند.

در این ماتریس، افراد یا نقش های مختلف در ستون ها و اقلام قابل تحویل در ردیف ها قرار می گیرند. سپس میتوان از نقاط تقاطع برای تعیین مسئولیت هر فرد در ارتباط با یک قلم قابل تحویل استفاده کرد. یک ماتریس ساده به همراه دسته بندی مسئولیت های مربوط به آن در ادامه نشان داده شده است.

 

 

حامی پروژه

رهبر پروژه

مدیر پروژه

تیم پروژه

کمیته راهبری

منشور پروژه

A

A

C

R

A

برنامه مدیریت ارتباطات

A

R

C

R

A

الزامات تجاری

A

R

R

C

A

گزارش وضعیت

R

R

C

R

R

 

A: تایید قلم قابل تحویل

R: بررسی اقلام قابل تحویل و ارائه نظر در مورد آن

C: تهیه قلم قابل تحویل

I: تامین کننده ورودی های مورد نیاز

N: در هنگام تکمیل قلم قابل تحویل به وی اطلاع داده می شود

M: اقلام قابل تحویل را مدیریت می کند (مثلا کتابدار یا مسئول مرکز اسناد)

 

 در مثال فوق منشور پروژه توسط مدیر پروژه تهیه شده، توسط حامی پروژه، رهبر پروژه و کمیته راهبری تایید شده و توسط تیم پروژه مورد بررسی قرار می گیرد.

ماتریس تخصیص مسئولیت را می توان به گونه ای دیگر نیز ترسیم کرد. در این روش از ساختار شکست کار (WBS) و ساختار سازمانی (OBS) برای رسم این ماتریس استفاده می شود. بدین ترتیب که ساختار شکست کار در بالای این ماتریس قرار می گیرد. بدین ترتیب آخرین سطح از ساختار شکست کار که همان بسته های کاری می باشند، در ستونها قرار می گیرند. از سوی دیگر ساختار سازمانی پروژه یا سازمان در سمت چپ قرار می گیرد. بدین ترتیب آخرین سطح سازمانی نشان داده شده در ردیف قرار می گیرد. از تقاطع هر یک از باکس های ساختار سازمانی و بسته های کاری، نقطه ای به دست می آید که در آن نقطه می توان مسئولیت آن بخش از سازمان در ارتباط با آن بخش از پروژه (بسته کاری) را مشخص کرد.

  

این روش برای ایجاد ماتریس تخصیص مسئولیت ها، علاوه بر نمایش افراد و مسئولیت ها و نیز بسته های کاری، ارتباط افراد در سازمان با یکدیگر و نیز اقلام قابل تحویل در ساختار کلی پروژه را نیز نشان می دهد.

 

هدف از تهیه ماتریس توافق بر سر این است که چه کسی چه کاری را انجام دهد. بنابراین باید ستون ها به اندازه ای ریز شوند که فرد مورد نظر قابل شناسایی باشد. برای مثال در مثال فوق می توان "تیم پروژه" را به اعضای آن شکست و مسئولیت دقیق هر یک از اعضای تیم پروژه در تهیه "الزامات تجاری" را مشخص نمود.

پس از تهیه این ماتریس، باید تاییدیه افراد در مورد آن اخذ شود. در صورتیکه این ماتریس قبلا تهیه شده است می توان آن را ضمیمه منشور پروژه کرد.

برای موثر بودن ماتریس، این ماتریس باید واضح و شفاف باشد. در این ماتریس باید انتظارات و مسئولیت های افراد منعکس شده باشد. برای مثال اگر حامی مسئولیت تایید "الزامات تجاری" را به یکی از زیردستان خود واگذار کرده است، این موضوع باید در ماتریس نشان داده شود تا همه آن را تایید کرده و بدانند. از سوی دیگر درصورتیکه حامی پروژه توافق کند که برای تایید "الزامات تجاری" تاییدیه وی مورد نیاز، آنگاه تنها نظر وی مورد نیاز بوده و تاییدیه نماینده وی مورد قبول نمی باشد.

 

 

اشتراک و ارسال مطلب به:

  
نویسنده : صادق روزبهی- PMP ; ساعت ۱٢:٥۳ ‎ب.ظ روز ٢۱ مهر ۱۳۸٧


‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎ ‎‎ ‎
‎ ‎
‎ ‎‎ ‎‎ ‎
‎‎ ‎‎